Управление оборудованием в GLP-лаборатории

1 апреля 2016 года был утвержден Приказ № 199н «Об утверждении Правил над лежащей лабораторной практики» взамен приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23.08.2010 г. № 708н. Настоящие Правила надлежащей лабораторной практики устанавливают требования, направленные на обеспечение качества доклинических исследований лекарственных средств для медицинского применения, в том числе требования к процессам организации, планирования, порядку проведения и контроля качества доклинических исследований лекарственных средств, оформлению их результатов и архивированию.

Внесенные изменения затронули ряд требований к проведению доклинических исследований в испытательных лабораториях таких, как требования к персоналу, стандартным операционным процедурам, плану и протоколу исследования и др. В то же время большая часть правил остается аналогичной приказу № 708н, которая направлена на обеспечение еще большей надежности и эффективности организации и проведения доклинических исследований.

В настоящем Приказе большое внимание уделяется требованиям к оборудованию, используемому при проведении доклинического исследования. В данной статье будет представлен порядок управления оборудованием в лабораторном центре (ООО «Центр Фармацевтической Аналитики»), сертифицированном по требованиям стандарта GLP.

ВЫБОР ПОСТАВЩИКОВ

Процедура выбора поставщика оборудования, утвержденная администрацией испытательного центра, производится на основании соответствия следующим критериям:

• поставщик оборудования обязан быть зарегистрированным в качестве юридического лица;
• поставщик должен предоставлять всю необходимую информацию для корректной работы приборов (сертификат, паспорт, инструкцию по применению и др.), а также сертификаты калибровки или свидетельства о поверке для оборудования, к которому применимо данное требование;
• поставщик программного обеспечения для оборудования должен предоставить подтверждающие документы легального распространения ПО;
• поставщик является официальным представителем/дилером иностранного производителя, или является производителем оборудования;
• поставщик оборудования должен быть сертифицирован в сфере GLP (преимущество при выборе поставщика);
• у поставщика внедрен международный стандарт ИСО/МЭК 17025:2009 (преимущество при выборе поставщика);
• внедрение поставщиком международного стандарта ИСО 9001:2015 (преимущество при выборе поставщика).

На основе данных критериев была разработана система балльно-рейтинговой оценки поставщика оборудования. За каждый из критериев присваивается установленное количество баллов.

Наличие у поставщика внедренной системы менеджмента качества (ИСО 9001:2015, GLP, ИСО/МЭК 17025:2009) является преимуществом при выборе контрагента из нескольких поставщиков оборудования, набравших одинаковое количество баллов.

Аудит поставщика проводится в следующих случаях:

• полученное оборудование не соответствует заявленному качеству;
• по требованию спонсора исследования;
• по требованию администрации лабораторного центра.

По итогам результатов выбора поставщика он вносится в утвержденный «Список поставщиков лабораторного центра». Плановый пересмотр списка поставщиков осуществляется раз в 3 года, внеплановый пересмотр списка происходит по мере его изменения. Далее на каждого поставщика заводится «Досье поставщика», которое состоит из карточки контрагента и списка проведенных закупок с указанием наличия или отсутствия претензий по каждой закупке.

Критерии исключения поставщика оборудования из списка утвержденных поставщиков:

• неисполнение условий поставки без предварительного согласования (изменение состава поставки, сроков поставки, цены);
• поставка некачественных объектов закупки;
• отзыв регистрации в качестве юридического лица.

Рассмотрим пример выбора поставщика при закупке двух станций ВЭЖХ в ООО «ЦФА». Центру было необходимо приобрести две современные станции с УФ-детектором, которые будут иметь всестороннюю сервисную поддержку от поставщика.

В итоге коллектив центра остановил выбор на новейшей хроматографической системе ВЭЖХ Agilent Infnity II 1260. В качестве поставщика после прохождения процедуры одобрения был выбран ООО «Фармконтракт». Основными критериями выбора поставщика в данном случае были а) скидка на приобретение оборудования; б) бесплатная сервисная поддержка в течение гарантийного срока; в) поставщик является официальным представителем/дилером Agilent Technologies.

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПИВШЕГО ОБОРУДОВАНИЯ

Поступившие объекты подвергаются первичному внешнему осмотру на отсутствие следов повреждения при транспортировке.

Затем поступившее оборудование подвергается проверке соответствия маркировки, также проверяется наличие сертификатов и паспортов на продукцию.

Программное обеспечение для оборудования должно пройти приемочное испытание перед началом его эксплуатации в лабораторном центре (официальная валидация программного обеспечения, которая будет осуществляться поставщиком от имени пользователя). Приемо-сдаточные испытания должны быть полностью документированы.

Перед введением оборудования в эксплуатацию выполняются следующие процедуры:

• присвоение внутреннего индивидуального номера (Ид. № оборудования);
• назначение ответственного лица (выполняется обновление электронной формы «Персонал, ответственный за оборудование лабораторного центра»);
• занесение оборудования в Перечень испытательного оборудования и средств измерения организации, утвержденный администрацией лабораторного центра;
• оформление спецификации на оборудование (СПО). В данном документе указываются основные технические характеристики оборудования, периодичность его обслуживания, характеристика помещения, где установлено оборудование, гарантии производителя и порядок предъявления претензий, техника безопасности при работе с оборудованием;
• оформление рабочей инструкции на прибор (РИ), которая определяет ответственность сотрудников организации, содержит подробное описание прибора, порядка работы на нем, его технического обслуживания, описывает возможные неисправности, порядок их устранения и заключительный подписной лист сотрудников. РИ относится к стандартным операционным процедурам лаборатории;
• оформление Журнала эксплуатации оборудования, который регистрируется в Журнале регистрации журналов, и присвоение ему соответствующего идентификационного номера;
• заверенная копия рабочей инструкции и Журнал эксплуатации оборудования (Рис. 2) должны быть размещены непосредственно рядом с местом эксплуатации данного прибора в лаборатории;

• оборудование должно быть обязательно снабжено этикеткой (Рис. 3), в которой указывается марка оборудования, заводской номер, внутренний идентификационный номер (Ид. №), дата поверки/аттестации, дата следующей поверки/аттестации (если применимо) и ответственный сотрудник, в формате:

МЕТРОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ

Оборудование, используемое при проведении доклинического исследования, подлежит периодическому техническому обслуживанию, включая регулярный профилактический осмотр, уход, калибровку в соответствии с требованиями нормативной документации лаборатории (РИ, СПО), основанными на требованиях законодательства Российской Федерации об обеспечении единства измерений.

Испытательное оборудование подлежит аттестации, а средства измерения подлежат поверке и калибровке. Также может быть проведена квалификация оборудования, которая включает квалификацию проекта (DQ — design qualifcation), установочную квалификацию (IQ — installation qualifcation), операционную квалификацию (OQ — operation qualifcation) и эксплуатационную квалификацию (PQ — perfomance qualifcation).

Ответственность за метрологическое обеспечение оборудования несет Руководитель отдела обеспечения качества. В обязанности ответственного за метрологическое обеспечение в организации входят следующие виды работ:

• составление перечня средств измерений и испытательного оборудования, которые используются в рабочем процессе, подлежащие периодической поверке, аттестации, квалификации или калибровке;
• составление графика метрологического обслуживания измерительного и испытательного оборудования, который утверждается администрацией лабораторного центра;
• своевременное предоставление в надлежащем (подготовленном) виде на поверку, калибровку, аттестацию оборудования в соответствии с утвержденными графиками в уполномоченную организацию;
• обеспечение идентификации измерительного оборудования с помощью маркировки и этикеток, наносимых на оборудование. На этикетке следует указать марку оборудования, статус поверки, идентификационный и заводской номера, ответственного сотрудника;
• хранение паспортов, сертификатов о калибровке, свидетельств о поверке, протоколов аттестации, технической документации на находящиеся в обращении средства измерения и испытательное оборудование;
• своевременное внесение изменений в график метрологического обслуживания измерительного и испытательного оборудования. При составлении графика на следующий рабочий год, предыдущий график подлежит уничтожению.

Руководитель отдела обеспечения качества имеет право привлекать к выполнению работ по метрологическому обеспечению сотрудников организации и запрашивать у сотрудников всю необходимую информацию.

ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛОВ ЭКСПЛУАТАЦИИ ОБОРУДОВАНИЯ И ЗАПОЛНЯЕМЫХ ФОРМ

В организации должны быть разработаны и внедрены в работу журналы эксплуатации оборудования. Каждый журнал имеет титульный лист и представляет собой сшитые листы формата А4. На титульном листе указывают:

• модель оборудования и ее идентификационный номер;
• номер журнала, который присваивается в соответствии с «Журналом регистрации журналов»;
• дату начала заполнения журнала и дату окончания его ведения;
• ФИО и подпись сотрудника, ответственного за заполнение данного журнала.

Вторая страница должна содержать расшифровку подписей сотрудников. В журналах организации следует заполнять все необходимые графы, в случае допущения ошибки в заполнении запрещается использование корректирующих средств для внесения исправлений. Исправленные данные перечеркиваются тонкой линией и заверяются подписью сотрудника. Записи в журнал следует производить своевременно.

Каждая страница должна быть пронумерована и прошнурована/сброшюрована. Последняя страница журнала должна содержать информацию о количестве страниц, заверенная подписью ответственного лица, в формате:

На заполняемых формах организации должна стоять подпись «ООО «ЦФА»», подпись и дата ответственного сотрудника, производившего записи, при необходимости, печать организации. Идентификация заполняемой формы происходит по номеру соответствующего исследования либо по номеру соответствующего оборудования. Записи также осуществляются своевременно, в установленном порядке.

ТЕХОБСЛУЖИВАНИЕ

Согласно нормативным документам организации до работы с прибором допускаются только квалифицированные сотрудники, прошедшие предварительный инструктаж по работе с данным оборудованием, что подтверждается подписью сотрудника в подписном листе РИ. Проинструктированные сотрудники имеют право проводить техническое обслуживание, которое проводится регулярно, согласно утвержденной РИ на пробор и соответствующей технической документации (СПО, руководства по эксплуатации, паспорта, схемы, технические описания и т.д.).

Работать разрешается только с исправно функционирующими приборами. При выявлении неисправности оборудования сотрудник должен сообщить заведующему лабораторией о ней и зарегистрировать неисправность в журнале эксплуатации прибора. Если выявленный дефект работы оборудования входит в перечень неисправностей РИ на данный прибор сотрудник имеет право самостоятельно его устранить. При серьезном характере неисправностей заведующий лабораторией обращается в уполномоченную организацию, занимающуюся техническим обслуживанием конкретного прибора.

После выявления неисправности до проведения заключительных ремонтных работ на прибор необходимо наклеить этикетку «Не использовать», заверенную датированной подписью уполномоченного по качеству.

Все процедуры, касающиеся работы с оборудованием в GLPлаборатории, в обязательном порядке оформляются документально, в виде стандартных операционных процедур, которые утверждаются администрацией. Каждый сотрудник проходит обучение по данным СОП и подтверждает свои знания на практике.

Соблюдение приведенных требований нормативной документации лаборатории, основанных на требованиях стандарта GLP, позволяет в конечном счете сократить расход ресурсов и потери во времени при проведении исследований. Также это позволяет обеспечить получение точной и достоверной информации о результатах исследований, ее прослеживаемость, и дает возможность администрации лаборатории своевременно реагировать на выявленные несоответствия.

Авторы материала: А.А.Крылова, И.Е. Шохин
ООО «Центр фармацевтической аналитики»

Материал опубликован в журнале «Новости GMP» №1 (12) весна 2017